I congressi medici e i congressi di formazione ECM (Educazione Continua in Medicina) ricoprono un ruolo molto importante nel settore degli eventi, online e in presenza, coinvolgendo più di un milione di partecipanti ogni anno.
Solitamente organizzati e commissionati da medici o da società farmaceutiche e scientifiche, i convegni medici sono eventi molto complessi per i quali sono necessarie una pianificazione e una gestione impeccabili.
In questo articolo vedremo e approfondiremo passo dopo passo le varie fasi di organizzazione di convegni medici e vi daremo alcuni consigli su come organizzare un congresso medico di successo.
Come organizzare un congresso medico
Per l’ampiezza e la varietà degli argomenti trattati, la grande quantità di persone coinvolte, nonché per le numerose normative da conoscere e rispettare, l’organizzazione di un congresso medico è sicuramente più impegnativa, rispetto a quella di altri eventi e meeting di settore.
Coniugare necessità promozionali e valore scientifico e condensarle in tempi relativamente brevi non è una cosa semplice, per questa ragione organizzare un convegno medico richiede prima un’analisi approfondita e un’accurata pianificazione.
Pianificazione dell’evento
Ecco le fasi fondamentali di pianificazione di un congresso medico, ognuna delle quali ha propri tempi tecnici da rispettare per poter essere sviluppata al meglio.
- Obiettivi e destinatari
La prima cosa da fare nella pianificazione di un congresso medico è sicuramente quella di definire quali sono gli obiettivi da raggiungere e i destinatari (medici, professori universitari, infermieri, ecc.) a cui si rivolge il vostro evento: questo vi consentirà di capire e adottare la strategia di organizzazione e le modalità di comunicazione migliori per comunicarlo.
- Budget
Il budget è forse il fattore più importante da considerare: ogni evento comporta dei costi e il tipo di congresso che potrete organizzare, così come molte decisioni che prenderete riguardo la sua organizzazione e gestione, dipenderanno dalle risorse economiche che avrete a disposizione. Definite dunque un budget preliminare in maniera chiara e accurata, tenendo conto di tutte le voci di spesa e cercando di includere anche gli imprevisti che potrebbero insorgere.
- Location
La scelta della location è uno degli elementi che maggiormente influenza la riuscita o meno di un evento. In particolare, la location ideale per un congresso medico dovrà essere:
- facilmente raggiungibile da tutti: ospiti, relatori, organizzatori e mezzi che trasportano attrezzature tecniche;
- abbastanza ampia da ospitare il numero dei partecipanti calcolato e da garantirne il libero movimento durante le pause, nonché l’andirivieni di tecnici e organizzatori;
- ben attrezzata, con schermi, microfoni, proiettori, tecnologie per lo streaming e tutto ciò che serve a livello tecnico per lo svolgimento dell’evento.
Il nostro consiglio è di prenotare la location che ritenete adeguata con largo anticipo e di fare sempre tutti i sopralluoghi necessari prima. Contattaci per prenotare la tua visita ai nostri studi e organizzare al meglio il tuo congresso medico.
- Concept e programma
Anche per un congresso medico è importante definire il tema e fare una scaletta degli interventi, con numero e ordine dei diversi relatori che si susseguiranno. Essendo però un evento di carattere scientifico sarà necessario curare bene la forma: gli argomenti dovranno essere trattati in modo autorevole, ma al tempo stesso catturare l’interesse di tutti i partecipanti. Tra un relatore e l’altro, non dimenticate di inserire delle pause, per consentire ai tecnici di organizzare tutto per l’intervento successivo e ai partecipanti di schiarirsi le idee.
- Logistica
Aspetto importantissimo e da non trascurare per qualunque tipo di evento, quando si pianifica un congresso medico, la logistica diventa davvero cruciale. Come abbiamo già detto, infatti, i convegni medici smuovono migliaia di partecipanti e un elevato numero di relatori, per cui è fondamentale che gli spostamenti siano organizzati in maniera impeccabile.
- Fornitori e sponsor
Scegliere fornitori non collaudati e poco affidabili è uno degli errori peggiori che si possano fare nell’organizzazione di un congresso medico, dunque assicuratevi che i vostri fornitori siano competenti e professionali, in grado di garantirvi una perfetta gestione dell’evento. Anche la scelta di partner e sponsor va attentamente valutata in base a quelli che ritenete più vicini e in linea con i vostri obiettivi e interessi e, soprattutto, non va mai dimenticato di dare loro la giusta visibilità. I nomi di sponsor e farmaci, infatti, non possono apparire nel programma dell’evento e nelle sale in cui è in corso il congresso, per questo in ogni convegno medico è necessario riservare sempre un’area espositiva, separata ma ben visibile ai partecipanti e a loro dedicata.
Promozione online e offline dell’evento
Per l’alto numero e la varietà dei partecipanti coinvolti, un congresso medico richiede una promozione accurata e su misura per ogni target a cui si rivolge.
Comunicate e promuovete l’evento attraverso i canali online, ma non fate l’errore di trascurare o dare poca importanza alla promozione offline, come locandine, cartelloni, ma anche inviti cartacei: nel caso specifico dei convegni medici infatti, avrete ancora a che fare con categorie di professionisti (come ad esempio medici di fama e dirigenti) che ancora gradiscono ricevere un invito cartaceo.
Per tutti coloro che non sono ospiti o relatori e che dunque non riceveranno un invito, per partecipare ai convegni medici è prevista l’iscrizione online. Dunque, oltre a preparare bene gli inviti, promuovere bene l’evento vi assicurerà un ampio numero di iscrizioni.
Svolgimento del congresso medico
Durante la fase di svolgimento del congresso medico dovrete assicurarvi che tutto vada come avete pianificato fin nei minimi dettagli.
Un’accurata scelta dei fornitori in fase preliminare di pianificazione, vi avrà assicurato personale idoneo, per competenze e numero, a garantire l’adeguato supporto e assistenza a ospiti e partecipanti, affinché l’evento si svolga senza intoppi.
Tuttavia, sarà importante prestare la massima attenzione, in modo da essere pronti a intervenire per prevenire e gestire gli imprevisti che potrebbero verificarsi.
Cosa fare dopo il convegno
Come succede per tutti gli eventi, anche per i congressi medici è importante curare la fase successiva, detta anche di follow-up.
In particolare, questa fase servirà per:
- un’ulteriore promozione dell’evento;
- capire se sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati;
- intercettare il feedback dei partecipanti.
Ecco alcune cose da fare durante la fase di follow-up di un congresso medico.
- Continuate a promuovere l’evento, attraverso la diffusione di video e foto sui principali canali online (sito web, social media, riviste e piattaforme di settore), articoli su quotidiani e stampa di settore e inviando materiale, come presentazioni e abstract, ai partecipanti.
- Chiedete un feedback ai partecipanti: la loro testimonianza sarà uno strumento importantissimo per valutare la qualità dell’evento.
- Con tutti i dati e il materiale che avete a disposizione, stilate un report finale per misurare la riuscita dell’evento: vi servirà per fare un bilancio completo di cosa ha funzionato bene e cosa invece è andato storto e vi aiuterà nel migliorare l’organizzazione del congresso successivo.
Convegno medico in presenza e online: le differenze
Se l’organizzazione di un congresso medico in presenza può essere molto complessa e impegnativa, spostare questo tipo di eventi online comporta sicuramente dei vantaggi.
Anche per i convegni medici valgono infatti i vantaggi degli eventi in Live Streaming che possiamo riassumere in:
- riduzione dei costi relativi all’organizzazione (affitto location, impiego di personale, catering, ecc.);
- risparmio di tempo e risorse, grazie a un iter di pianificazione molto più snello;
- ampliamento del pubblico, grazie alla possibilità di chiunque di poter seguire l’evento comodamente da casa, eliminando problemi logistici relativi agli spostamenti e alla capienza della location;
- riciclo dei contenuti da utilizzare per promuovere l’evento anche dopo la sua conclusione.
Grazie alle tecnologie di streaming oggi disponibili, è possibile ospitare congressi medici, virtuali o ibridi, su piattaforme online, ricreando all’interno di uno scenario digitale, l’evento in tutte le sue caratteristiche e componenti, così come si svolgerebbe in presenza.
Emmegi Studios: il tuo partner per l’organizzazione di congressi medici
Per quanto complesso, un organizzare un congresso medico è una sfida che non spaventa il team di Emmegi Studios!
Per l’organizzazione di convegni medici, in presenza e online, Emmegi Studios mette a vostra disposizione:
- location di ampia metratura, dove potrete ospitare ospiti e partecipanti;
- le migliori tecnologie audio video e luci;
- una piattaforma di streaming completamente personalizzabile;
- facilities come accoglienza, camerini, make up e catering.
Emmegi Studios vi offre un’assistenza completa che renderà il vostro evento un’esperienza unica e interattiva, comodamente fruibile da chiunque ovunque si trovi e che non ha niente da invidiare agli eventi in presenza.
Ai vantaggi tecnici e logistici, Emmegi Studios affianca il supporto di un team di professionisti esperti, in grado di supportarvi in ogni fase dell’organizzazione del vostro congresso medico.
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