In questi ultimi anni, il mondo dell’organizzazione di eventi ha subito una vera e propria rivoluzione. La recente pandemia da Covid-19 e le nuove regole e restrizioni da essa imposte hanno infatti stravolto la natura degli eventi, provocando una massiva migrazione dal fisico al virtuale.
Sebbene oggi l’organizzazione di eventi digitali non sia più una necessità, grazie all’accelerazione digitale degli ultimi anni, rimane una modalità molto efficace che continua ad essere sfruttata da aziende e non solo.
In questo articolo, parleremo delle differenze tra eventi in presenza ed eventi virtuali, delle caratteristiche e dei vantaggi di ciascuna tipologia e di come scegliere la più adatta all’evento che vogliamo organizzare.
Infine, vedremo come oggi la tendenza crescente sia quella degli eventi ibridi, capaci di offrire ai partecipanti un’esperienza innovativa e coinvolgente, integrando fisico e virtuale.
Eventi virtuali e in presenza: quali sono le differenze
Eventi in presenza o eventi virtuali: come scegliere la modalità più adatta?
Premettiamo che, al giorno d’oggi non ha senso contrapporre in maniera netta eventi virtuali ed eventi in presenza. Nonostante l’esperienza degli eventi dal vivo continui ad essere unica e irripetibile, infatti, gli eventi digitali dimostrano di essere una risorsa ormai essenziale per comunicare con il proprio target, che permette di risolvere alcune problematiche tipiche degli eventi in presenza e di amplificarne audience ed efficacia.
Per questa ragione, la “nuova normalità” venuta a crearsi dopo la pandemia, ci porta a scoprire nuovi scenari, nuovi format in cui ogni evento è costruito attorno ad un’esperienza specifica, in equilibrio tra fisico e digitale, che sappia sfruttare le caratteristiche e i vantaggi di ognuno.
Ad ogni modo, per scegliere l’esperienza più idonea all’evento che vogliamo organizzare è bene capire e conoscere le caratteristiche di entrambe queste modalità.
Eventi virtuali e digitali
Per eventi virtuali o digitali, intendiamo quegli eventi che accadono e vengono fruiti soltanto online tramite piattaforme digitali. Gli eventi digitali possono essere anche trasmessi in live streaming, cioè registrati, trasmessi e fruiti dal pubblico in diretta, in tempo reale.
Per scoprire i nostri consigli su come organizzare e trasmettere un evento in diretta streaming, vi rimandiamo all’articolo del nostro blog.
Organizzare eventi digitali comporta evidenti vantaggi.
- Organizzativi, in quanto permette di risparmiare tempo e risorse e non implica:
- trasferimenti da organizzare
- vincoli al numero di partecipanti
- vincoli geografici
- una lunga pianificazione
- un team numeroso
- Economici, in quanto consente di abbattere alcuni costi fissi spesso onerosi, inevitabili invece con gli eventi fisici, soprattutto se di grandi dimensioni, come:
- noleggio location
- spese di viaggio e pernottamento per i relatori
- servizio di catering e altre facilities riservate agli ospiti
- Ecologici, in quanto, evitando spostamenti di pubblico e relatori, consente di ridurre le emissioni di CO2 e dunque l’impatto ambientale.
- Di pubblico, in quanto permette di superare le distanze geografiche, offrendo a chiunque la possibilità di partecipare, connettendosi da qualunque luogo si trovi nel mondo.
- Di visibilità, in quanto i contenuti creati per un evento digitale possono essere riutilizzati e diffusi in modi diversi, tramite i propri canali social o via e-mail, sia per attirare nuove fette di pubblico, sia per consolidare la propria community.
Dunque, rispetto agli eventi dal vivo, gli eventi virtuali si dimostrano sicuramente più green e sostenibili, nonché più inclusivi, sia socialmente, permettendo un’ampia partecipazione, che economicamente, essendo abbordabili anche per le piccole aziende.
Evento fisico in presenza
Anche oggi, grazie a un graduale ritorno alla normalità, gli eventi dal vivo continuano ad essere esperienze irrinunciabili, in grado di coinvolgere e arricchire i partecipanti in maniera unica.
L’incontro fisico e reale tra relatori e partecipanti, la possibilità di legare l’esperienza a momenti di svago e convivialità, come la visita di una città, pranzi, cene o altre attività in compagnia, sono sicuramente i principali vantaggi di questa tipologia di eventi.
Per contro, tutti i vantaggi degli eventi virtuali sopra citati, si trasformano in limiti e costi quando si tratta di organizzare un evento in presenza:
- lunga e complessa pianificazione
- tempo da dedicare agli spostamenti
- maggiore impatto ambientale
- costi di pernottamento per relatori e ospiti
- possibili limitazioni al numero dei partecipanti
- costi di affitto location e retribuzione del personale di sala
- spese di catering, ove previsto
- costi organizzativi, dovuti all’elevato numero di professionalità coinvolte
Inoltre, gli eventi dal vivo espongono sempre a un alto rischio di insuccesso dovuto a cancellazioni, disdette, improvvisa impossibilità di spostarsi, e dunque di un ritorno economico non sufficiente a coprire tutti i costi di organizzazione.
Come scegliere la modalità perfetta per il tuo evento
Alla luce di quanto detto, dovendo scegliere se organizzare un evento virtuale o un evento in presenza, possiamo dire che gli eventi digitali si dimostrano particolarmente adatti a:
- grandi eventi con un elevato numero di partecipanti, grazie alla possibilità di connettersi da tutto il mondo, senza bisogno di spostarsi;
- webinar, cioè eventi di formazione, come conferenze e corsi online (per scoprire come realizzare un webinar di successo, leggete l’articolo sul nostro blog);
- meeting e riunioni aziendali, che possono essere organizzati velocemente grazie all’uso di piattaforme online interattive;
- assemblee con votazioni, grazie a piattaforme predisposte per questo tipo di evento che permettono a tutti di votare in qualunque posto si trovino in modo semplice e veloce;
- eventi in live streaming, molto utilizzati anche nell’ambito dei social media, pensati per essere visti dal maggior numero di persone possibili, ai quali chiunque può partecipare e commentare pubblicamente.
Se c’è una cosa che la recente pandemia ci ha insegnato è che non esiste un evento fisico che non possa essere trasformato in evento virtuale altrettanto efficace e di successo.
Oggi sarebbe un errore fare un passo indietro e riprendere a organizzare eventi in presenza, in maniera tradizionale, come se nulla fosse accaduto. È necessario piuttosto servirsi delle nuove tecnologie, non più come un fine, ma come un mezzo per realizzare il miglior evento possibile.
Per questa ragione, sono in molti a vedere un futuro prossimo fatto di eventi ibridi, che affiancano elementi fisici a elementi digitali, all’interno di un’unica esperienza che diventa così multi-canale.
In questo modo, tecnologia e virtualità arricchiscono e potenziano l’evento fisico, permettendo di allargare la platea dei relatori e dei partecipanti, ovviando ai limiti geografici e di spostamenti, e offrendo nuovi strumenti di interazione e coinvolgimento dei partecipanti.
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